RGPD y email marketing en España: guía práctica para tu newsletter

Qué normas se aplican

Hay dos bloques que conviene distinguir:

• RGPD y LOPDGDD: regulan cómo tratas los datos personales. Una dirección de correo asociada a una persona es un dato personal.
• LSSI-CE (Ley de Servicios de la Sociedad de la Información): regula los correos comerciales. En general, exige que la persona haya dado su consentimiento antes de recibirlos, que sepa quién se los envía y que pueda darse de baja fácilmente.

La autoridad de control en materia de datos es la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), que publica guías y herramientas gratuitas.

El consentimiento: qué debe cumplir

Para una newsletter, la base habitual es el consentimiento de la persona. En el RGPD debe ser libre, específico, informado e inequívoco. En la práctica significa:

• Casilla sin premarcar. La persona tiene que marcarla ella.
• Dices qué va a recibir y con qué frecuencia. «Un resumen al mes con novedades de precios», no un genérico «ofertas».
• Un consentimiento por finalidad. No lo mezcles con aceptar otras cosas que no tienen que ver.
• Puedes demostrarlo. Guarda la fecha, el momento y el origen de cada suscripción. Las plataformas de email suelen registrarlo.

La doble confirmación (double opt-in)

No es una obligación legal expresa, pero es muy recomendable. La persona se suscribe y recibe un correo para confirmar que la dirección es suya. Hasta que confirma, no se le envía nada más. Así evitas que alguien apunte la dirección de otra persona y tienes una prueba clara de que el consentimiento es real. Plataformas como MailerLite y Brevo la incluyen.

Qué debe decir tu formulario

Junto al formulario, lo habitual es dar una información básica y enlazar a la política de privacidad completa. Debe indicar, de forma breve:

• Quién es el responsable del tratamiento y cómo contactarle.
• Para qué vas a usar el correo (enviar la newsletter, entregar un recurso…).
• Con qué base: el consentimiento de la persona.
• A quién se comunican los datos (por ejemplo, el proveedor que envía los correos).
• Cómo ejercer los derechos de acceso, rectificación, supresión y oposición.

Y tu política de privacidad debe recoger el detalle: plazos de conservación, proveedores y transferencias internacionales, si las hay.

Qué debe llevar cada correo

• Identificación clara del remitente y un medio de contacto.
• Enlace de baja visible que funcione con un clic, sin coste y sin pedir pasos innecesarios. Tramita las bajas de forma efectiva.
• Que se entienda que es una comunicación comercial cuando lo sea, y marcar los enlaces de afiliado si los incluyes.

Qué evitar

• Comprar o alquilar listas de correos. Esas personas no te han dado su consentimiento.
• Añadir a alguien a la lista sin que lo haya pedido, por ejemplo copiando contactos de una agenda o de tu bandeja de entrada.
• Casillas premarcadas o consentimientos escondidos en otros textos legales.
• Ignorar las bajas o hacer difícil darse de baja.
• Prometer una cosa y enviar otra, como una frecuencia mucho mayor que la anunciada.

El proveedor de envío y el tratamiento de datos

La herramienta que usas para enviar los correos trata datos por tu cuenta, así que actúa como encargado del tratamiento. Revisa que ofrezca un acuerdo de tratamiento de datos (suele estar en sus condiciones) y dónde almacena los datos. Menciónalo en tu política de privacidad. Si el proveedor trata datos fuera del Espacio Económico Europeo, comprueba qué garantías aplica.

Checklist rápido antes de enviar

• Formulario con casilla sin premarcar y texto que explique lo que recibirá la persona.
• Enlace a la política de privacidad actualizada.
• Doble confirmación activada.
• Enlace de baja en cada correo y remitente identificado.
• Registro de fecha y origen de cada suscripción.
• Dominio de envío autenticado (SPF, DKIM y DMARC) para mejorar la entregabilidad.

Si todavía no tienes herramienta, compara opciones en la tabla de precios o haz el test de 4 preguntas.

Cómo lo hemos aplicado en Emailot

Como ejemplo real, en esta web el formulario de la newsletter lleva una casilla sin premarcar con la información básica y el enlace a la política de privacidad; la suscripción requiere confirmar el correo antes de recibir nada; y el proveedor de envío figura como destinatario en la política. Es un enfoque sencillo, pero no un modelo legal garantizado: revísalo con un profesional si tu caso es más complejo.

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